ISC, International School Carinthia
Vollzeit
About the Role
- Oversee the daily operations of the administrative office
- Serve as personal assistant to the Director, managing scheduling, communication, and documentation
- Maintain confidential records and support decision-making processes
- Coordinate events, manage communications, and ensure smooth organizational planning
- Take minutes during board meetings and prepare reports, presentations, and official documentation
- Manage the school's Google Calendar and internal database systems (EDWIN, Bildok, Google Workspace)
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Wir sind das "I" und "T" in Retail...:
- Vorbereitung und Betreuung der Meetingräume sowie Organisation der Verpflegung
- Bestellungen von Büro- und Verbrauchsmaterialien inkl. Rechnungsprüfung
- Verwaltung der Poolfahrzeuge inklusive Service- und Terminkoordination
- Erste Ansprechperson für Mitarbeiter:innen und Gäste am Standort
- Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
- Unterstützung bei Events am Standort
- Bearbeitung sonstiger Administrativer Tätigkeiten
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WAS WIR DIR BIETEN:
- 5 Tage pro Woche, davon 2 Tage Reservierung, 3 Tage Front Office
- Jahresstelle in unserem Ganzjahresbetrieb
- All-Inclusive Onboarding zu Arbeitsbeginn für einen guten Start
- Kostenloses Frühstück, Mittag- und Abendessen im hoteleigenen Mitarbeiterrestaurant
(auch an freien Tagen) - Günstige Unterkunft im modernen Mitarbeiterhaus mit Terrasse, Waschraum
und Gemeinschaftsküche, wenige Minuten vom Hotel entfernt - Kostenloses Parken in der hauseigenen Tiefgarage
- Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten in einer expandierenden Hotelgruppe
- Aktive Mitgestaltung im dynamischen Arbeitsumfeld
- Interne und externe Trainings (vor Ort & online)
- Karrieresprungbrett dank der Netzwerke von Leading Hotels of the World und JRE
- Team Member Rate und Family & Friends Special Rates mit zusätzlichen Vergünstigungen auf F&B und Spa-Leistungen in über 30 Falkensteiner Hotels und Residences
- Freie Nutzung des Fitnessbereichs
- Gratis E-Bike Verleih
- Geburtstagsgeschenke und -feiern
- Mitarbeiterfeste und Events
- Gesundheitsförderung im Betrieb
- 50% auf Reinigung bei lokaler Wäscherei
- Cross-Exposure in anderen Falkensteiner Hotels
- Zugang zu Corporate Benefits
- Weitere Vorteile in der Region und bei Partnerbetrieben
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Ihre Aufgaben:
- Überprüfen, Analysieren und Bearbeiten von Bestellanforderungen
- Bearbeitung von Änderungsaufträgen und Angebotsanfragen an
Lieferanten - Verwalten der täglichen Bestellungsfreigaben zur Deckung des Bedarfs
Anforderungen - Koordinierung der Einkaufsaktivitäten mit den Abteilungen Fertigung, Planung und
und technischen Abteilungen, um den Bestand kosteneffizient und
rechtzeitig zu beschaffen - Tägliche Zusammenarbeit mit den Lieferanten, um sicherzustellen, dass geplante
Lieferungen eingehalten werden
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Deine wichtigen Aufgaben
- Verkauf und Beratung: Du präsentierst unsere hochwertigen Holzprodukte und maßgeschneiderten Saunas mit Leidenschaft. Dabei hilfst du Kunden, ihre individuellen Träume zu verwirklichen.
- Kundenbetreuung: Du bist die zentrale Anlaufstelle für unsere Kunden – vom ersten Kontakt bis zum erfolgreichen Kaufabschluss. Dabei kommunizierst du souverän per Telefon und E-Mail.
- Angebotserstellung: Du erstellst maßgeschneiderte Angebote, die genau auf die Wünsche und Bedürfnisse unserer Kunden zugeschnitten sind.
- Verkaufsabwicklung: Du begleitest den gesamten Verkaufsprozess und sorgst für einen reibungslosen Ablauf von der Bestellung bis zur Auslieferung.
- Beschwerdemanagement: Mit deinem Einfühlungsvermögen und deiner Lösungsorientierung verwandelst du Reklamationen in zufriedene Kunden.
- Kundenbindung: Durch deinen exzellenten Service trägst du maßgeblich zur langfristigen Kundenbindung und Weiterempfehlung bei.
- Teamunterstützung: Du bist ein wichtiger Teil unseres Teams und unterstützt bei allgemeinen Bürotätigkeiten, wenn es nötig ist.
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Über uns – Dein nächster Schritt in einem dynamischen Team!
- Unterstützung bei kaufmännischen und administrativen Tätigkeiten im Projekt-/Montagebereich
- Erstellung und Pflege projektbezogener Unterlagen
- Koordination und Nachverfolgung von Terminen, Fristen und To-dos
- Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und internen Abteilungen
- Überwachen und Sicherstellen von Projekt-Budgets
- Unterstützung in der Vergabe von Leistungen
- Enge Zusammenarbeit mit Projekt-/Montageleitung
- Pflege von Datenbanken und Projekt-/Montagemanagement-Tools im ERP
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Aufgaben:
- Auftragsabwicklung von der Angebotserstellung bis zur Rechnungslegung.
- Telefonische und schriftliche Kundenberatung (in Französisch und Englisch) mit hoher Servicequalität und Eigenverantwortung.
- Enge Zusammenarbeit mit dem Außendienst und internen Schnittstellen (Einkauf, Arbeitsvorbereitung, Logistik, Buchhaltung)
- Pflege und Aktualisierung von Kundendaten im CRM-System.
- Betreuung bestehender Kundenbeziehungen in Frankreich, Belgien und englischsprachigen Ländern.
- Analyse von Kundenbedürfnissen und Unterstützung bei der Entwicklung neuer Vertriebsstrategien.
- Unterstützung des Vertriebsleiters und Ausarbeitung von diversen Vertriebsübersichten.
- Verantwortung für die korrekte und termingerechte Wareneinteilung.
- Anlaufstelle für sämtliche Kundenanliegen. Durchführung von Bonusabrechnungen
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Ihre Aufgaben
- Selbstständige Erstellung der monatlichen Lohnverrechnungen
- Ausarbeitung von arbeitsrechtlichen Fragestellungen
- Verarbeitung digitaler Datenbestände
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