Sekretär:in

Ausschreibung

Die Universität Klagenfurt ist ein lebendiger Ort des Forschens, Lehrens und Lernens. Rund 1.700 Mitarbeitende und etwa 13.000 Studierende gestalten gemeinsam eine offene, vielfältige und zukunftsorientierte Universität im Herzen des Alpen-Adria-Raums. Eingebettet in eine Region mit einzigartiger Lebensqualität und vielfältigen Freizeitmöglichkeiten in Kultur, Natur und Sport, steht die Universität für Gleichstellung, Diversität, Gesundheit, Nachhaltigkeit sowie die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

Am Institut für Intelligente Systemtechnologien an der Fakultät für Technische Wissenschaften wird ehestmöglich folgende Stelle besetzt:

Sekretär:in

Das Beschäftigungsausmaß: 40 % (16 Wochenstunden)

Mindestentgelt: € 14.672,-- brutto jährlich auf Basis 16 Wochenstunden; Einstufung nach Uni-KV: IIb

Befristung: befristet auf die Dauer der Vertretung der Stelleninhaberin

Bewerbungsfrist: 22. April 2026

Kennung: 114-1/26

Ihre Aufgaben – das erwartet Sie

• Büroadministration und -kommunikation
• Reiseplanung und -abrechnung, Antragstellung und Abrechnung von Dienstreisen
• Lehrveranstaltungs- und Prüfungsverwaltung in der Forschungsgruppe
• Administration von Forschung und Lehre
• Administrative Unterstützung bei Personalverfahren
• Institutsweite Budgetadministration im SAP
• Interne und externe Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Verwaltung von Projekten und Abrechnung von Drittmitteln
• Organisation von Meetings und Tagungen, Betreuung von Gästen
• Administrative Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Tagungen und Institutsveranstaltungen (Klausuren, Teambuilding-Events, etc.)
• Aktive Befüllung und Wartung des Webauftrittes

Was Sie mitbringen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder einschlägige Erfahrung in der Sekretariatstätigkeit als solide Grundlage
• Mindestens ein Jahr einschlägige Berufserfahrung sowie Routine in Sekretariatstätigkeiten
• Digitale Kompetenz und sicherer Umgang mit MS/Libre/Open Office, vor allem mit Excel und Word
• Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch
• Erfahrung mit SAP-Berichtswesen
• Eigenständiger, effizienter und gewissenhafter Arbeitsstil
• Teamfähigkeit

Was Sie zusätzlich auszeichnet

• Kenntnisse universitärer Abläufe und Prozesse
• Erfahrungen in Projektadministration
• Proaktives Auftreten, kreative Ideen und Eigeninitiative
• Bereitschaft zur Weiterbildung

Warum Sie gerne bei uns arbeiten werden

• Das monatliche Mindestentgelt beträgt € 1.048,-- brutto (14 x jährlich). Gemäß der kollektivvertraglichen Vorschriften erhöht sich das Entgelt durch die Anrechnung Ihrer tätigkeitsspezifischen Vorerfahrungen auf max. € 132,-- (R1) brutto
• Work where it works best for you – dank flexibler Arbeitszeiten und Remote-Optionen
• Teamspirit trifft Vielfalt – bringen Sie Ihren individuellen Background in unser engagiertes Team ein
• Nachhaltig mobil – Ihr Arbeitsplatz liegt im Grünen und ist bequem mit Öffis erreichbar
• Bei uns gelten Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team
• Persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch vielfältige Angebote
• Zahlreiche attraktive Zusatzleistungen – unter anderem arbeitsfreie Tage am 24. Dezember, 31.Dezember und Karfreitag, betriebliche Pensionsvorsorge
• Familienfreundliche und gesundheitsfördernde Universitätskultur - Unser Familienservice unterstützt bei allen Fragen rund um Kinderbetreuung, Vereinbarkeit und Familienleben und bietet flexible Betreuungs- und Ferienangebote. Gleichzeitig stärken wir Gesundheit und Wohlbefinden mit einem vielfältigen Sport-, Massage- und Präventionsprogramm – siehe dazu aau.at/arbeitgeber-universitaet-klagenfurt/

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung mit Lebenslauf, Bewerbungsschreiben und Zeugnissen / Bestätigungen bis spätestens 22. April 2026. Der Nachweis für die Erfüllung aller Voraussetzungen für die Einstellung muss bis zum Ende der Bewerbungsfrist vorliegen.

Haben Sie weitere Fragen? Dann kontaktieren Sie Univ.-Prof. Dr. Stephan Weiss (stephan.weiss@aau.at). Die Personalverfahren werden an der Universität Klagenfurt neben der zuständigen ausschreibenden Stelle auch vom Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen und ggfs. von der Behindertenvertretung begleitet.

Die Universität Klagenfurt ist bemüht, den Anteil von Frauen in allen Bereichen zu erhöhen in denen sie unterrepräsentiert sind und fordert qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Die Universität Klagenfurt bekennt sich zu Antidiskriminierung, Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Behinderungen und/oder chronischen Erkrankungen, die die geforderten Qualifikationskriterien erfüllen, werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.

Es besteht kein Anspruch auf Abgeltung von Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstehen.