Vorstellungsgespräch verschieben oder absagen, aber wie?

Die Freude ist groß! Endlich wurdest du zum Vorstellungsgespräch eingeladen und du stehst deinem neuen Job nur mehr wenige Schritte entfernt. Voller Euphorie (eine zeitweilige übertriebene Hochstimmung) und noch mit dem Gedanken im Kopf, ich kann es nicht fassen, bestätigst du noch am Telefon den vom Personalverantwortlichen vorgeschlagenen Termin zur persönlichen Vorstellung. An dieser Stelle ist die Redensart wieder einmal perfekt platziert: „Im Nachhinein ist man immer schlauer!“ Wir kennen diese Situation doch alle aus der guten alten Schlagfertigkeit. Jemand beleidigt uns und wir haben den Sinn zu kontern erst dann, wenn der Übeltäter bereits über alle Berge ist. Zurück zum Thema, wie verschiebe ich ein Vorstellungsgespräch, ohne mein Image bereits vor einem persönlichen Kennenlernen zu ruinieren. Klingt erst unmöglich, aber wir haben für dich eine Lösung bzw. verschiedenen Lösungsansätze vorbereitet. So dass du mit ruhigem gewissen einen Alternativtermin für dein bevorstehendes Bewerbungsgespräch anbieten kannst.

Vorstellungsgespräch verschieben oder absagen, aber wie?

Warum wir eigentlich das Vorstellungsgespräch so hastig bestätigen?

Warum wir ein Bewerbungsgespräch am Telefon ohne großartige Gedanken sofort zusagen, ist „eigentlich“ ganz leicht zu ergründen. Denn, wenn wir uns auf ein Ereignis freuen und es dann tatsächlich bekommen, hat uns die Glücklichkeit und wie oben beschrieben, die Euphorie fest im Griff! Es fällt uns schlicht und einfach schwer, persönliche Ziele (in diesem Falle das Vorstellungsgespräch) durch irgendwelche anderen Einflüsse gefährden zu müssen. Damit das Ding nun geritzt ist, wird einfach mal schnell zugesagt. Die einzigen Gedanken, wenn überhaupt, sind die, dass ich mich um alles Weitere kümmere, sobald ich aufgelegt habe.

Und, ertappst du dich in dieser Vorgehensweise wieder? JA, dann solltest du unseren Tipps genau durchlesen, um genau diesen Fehler in der Zukunft meiden zu können.


Eine Kollision kann dir als Bewerber*in sogar GROSSE PLUSPUNKTE verschaffen! 

Du denkst eine Absage oder den Wunsch um einen Alternativtermin zu bitten ist unhöflich? Absolut nicht, sofern du die Kommunikation richtig angehst. Folgend haben wir eine Antwortmöglichkeit zusammengefasst, die wir im unteren Teil auf jeden einzelnen Textbaustein herunterbrechen und näher darauf eingehen werden:

„Herzlichen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch Frau Muster, sehr gerne werde ich dieses Angebot annehmen und sie von mir persönlich überzeugen wollen. Allerdings bin ich zu diesem Zeitpunkt verhindert. Aber ich könnte Ihnen gleich einen alternativen Terminvorschlag geben. Wäre es für Sie ebenfalls möglich, das Bewerbungsgespräch am Donnerstag den 15.02. nachmittags zu führen, denn an diesem Tag bin ich sehr flexibel. Generell nachmittags werde ich mich gerne zeitlich nach Ihren Möglichkeiten richten!?“


Nun zur Erklärung mit Vorteilen für Bewerber*innen:

1. DAS BEDANKEN FÜR DIE EINLADUNG

Zu Beginn solltest du dich für die Einladung zum Vorstellungsgespräch bedanken, denn das zeigt das wiedergespiegelte Interesse für ein persönliches Kennenlernen: „Herzlichen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch!“


2. DIE ERFOLGREICHE NAMENSERWÄHNUNG – GEBE WERTSCHÄTZUNG

Die Namenserwähnung des Personalverantwortlichen am Telefon ist von größerer Bedeutung, als viele Bewerber*innen denken: Was wir am liebsten hören, ist definitiv unser Name. Deswegen verleihst du dem Gespräch bereits zu Beginn Hochachtung und einen Hauch Persönlichkeit, sowie eine gewisse Art von Vertrauen. Um diese Königsklasse der Kommunikation erfolgreich umsetzen zu können, passe beim Anruf gut auf, denn der Gesprächspartner wird seinen Namen sicherlich nur kurz erwähnen. 

Du konntest den Namen nicht verstehen? Kein Problem, denn auch dafür gibt es eine Alternative: Frage zu Beginn deines Textes einfach nochmals höflich darum, wer denn bitte am Apparat ist?!

3. VERSTÄRKE DEINE PERSÖNLICHKEIT – SEI EINZIGARTIG

Nach dem du dich für die Einladung zum Bewerbungsgespräch bedankt hast, bietet es dir mit einem Beisatz eine weitere Möglichkeit, dem Satz noch mehr von deinen Qualitäten anzuhängen: 

„Sehr gerne werde ich dieses Angebot annehmen und sie von mir persönlich überzeugen wollen.“ 

Diese Erwähnung schenkt dem Gesprächspartner einerseits Anerkennung für sein Angebot und ergänzt den Satz mit einer Verbindung, nämlich dass die Einladung definitiv kein Fehler war! Das Gegenüber wird an dieser Stelle bereits das erste Mal positiv überrascht sein.

4. JETZT KOMMT DIE ABSAGE – KEINE RECHTFERTIGUNGEN BITTE

Da die durch den oberen Satz noch anhaltende, positive Überraschung überwiegt, ist es nun kein Problem, den Terminvorschlag abzusagen oder um einen Alternativtermin zu bitten:

 „Allerdings bin ich zu diesem Zeitpunkt verhindert.“ 

An diesem Teil gilt das oberste Gebot: Keine Rechtfertigungen oder übermäßige Entschuldigungsversuche. Den Personalverantwortlichen interessiert es nicht (bzw. hat es nicht zu interessieren), aus welchen Gründen du zu dem angebotenen Vorstellungsgespräch nicht erscheinen kannst. Natürlich, die kurze Erwähnung von beruflicher Verhinderung ist in Ordnung. Jedoch hat hier der Zahnarzt oder Treffen mit Familie oder Freunden nichts verloren. Alle guten Argumente von oben wären an dieser Stelle kaputt gemacht. Alles, was du mit falschen Rechtfertigungen oder sogar Ausreden ausdrücken würdest, wäre Unsicherheit. Diese Eigenschaft sollten Bewerber*innen im besten Fall abtrainieren – genau das gelingt übrigens mit guter Vorbereitung!

5. GLEICH EINE ALTERNATIVE BIETEN – INITIATIVE ZEIGEN

Es wäre gelogen, wenn eine Terminabsage etwas Gutes ist, das möchten wir mit diesen Beispielen auch nicht vertreten. Allerdings legt eine gute Kommunikation den Fokus auf die positiven Effekte. Und das ist im Schritt 5 das Gegenangebot für einen Alternativtermin:

 „Aber ich könnte Ihnen gleich einen alternativen Terminvorschlag geben. Wäre es für Sie ebenfalls möglich, das Bewerbungsgespräch am Donnerstag den 15.10. nachmittags gegen 14:00 Uhr zu führen, denn an diesem Tag bin ich sehr flexibel.“

Mit dieser Antwortmöglichkeit stellst du deine vorher ausgedrückte Absage in den Schatten und das Positive (in diesem Falle deine Eigeninitiative) überwiegt erneut. Zusätzlich zeigst du dem Personalverantwortlichen dein starkes Interesse an dem Bewerbungsgespräch und der damit verbundenen Vakanz. Du setzt praktisch alle Hebel in Bewegung, dass die Vorstellung stattfindet. Trotzdem ist Vorsicht geboten, denn zu fordernd sollten die Bewerber*innen nicht sein. Achte daher auf deine Aussprache und hänge dem Alternativdatum den Beisatz an, dass du grundsätzlich flexibel bist. So bleibt die Oberhand, trotz deiner fragestellenden Haltung, beim Personalbeauftragten. Wir wissen ja, wer fragt der führt. Diese Situation ist jedoch für Machtspielchen nicht die richtige.

6. ZUSÄTZLICHE MÖGLICHKEITEN BIETEN

Zu deiner ausgedrückten Flexibilität gehört nun noch ein wenig Konkretisierung dazu. Man könnte es auch als Rahmenbedingungen bezeichnen.

„Generell nachmittags werde ich mich gerne zeitlich nach Ihren Möglichkeiten richten!“

Somit hast du einen Termin vorgeschlagen, der offensichtlich deinen Wünschen entsprechen würde (Donnerstagnachmittags, 14:00 Uhr), deutest aber trotzdem daraufhin, dass auch noch darüber hinaus eine Flexibilität deinerseits vorhanden ist. Mit diesen ausgesprochenen Terminangeboten bleibt die schlussendliche Entscheidung nach wie vor beim Personaler und genau das ist das Ziel an einer Terminabsage oder eines Verschubs am Telefon.

Wir möchten nochmals erwähnen, der Idealfall ist selbstverständlich dieser, dass die Einladung vom Vorstellungsgespräch zum vorgeschlagenen Zeitpunkt von den Bewerber*innen problemlos bestätigt werden kann. Immerhin steckt eine gewisse Planungsphase dahinter und Termine haben die Personalbeauftragten schließlich mehr als wir im Privatleben. Deswegen sollte in erster Linie die Möglichmachung im Vordergrund stehen. Hast du dennoch einen sehr wichtigen Termin oder bist beispielsweise durch deinen bestehenden Job verhindert, solltest du obenstehendes Kommunikationskonzept anwenden und es wird sicherlich die richtige Richtung für dich als Bewerber*in einschlagen.

Überlasse deinem Gesprächspartner in dieser Situation stets die schlussendliche Entscheidungskraft, außer es wird von dir anders verlangt. 

UNSER FAZIT FÜR DICH

Selbstverständlich ist es eine große Kunst, die beschriebene Theorie in die Tat umzusetzen, wenn wir doch vor Freude fast schon sinnesgestört sind, wenn wir das hier etwas überzogen ausdrücken dürfen. Die Personalverantwortlichen sind anhand eurer Bewerbungsunterlagen offensichtlich überzeugt bzw. das Interesse wurde geweckt, so freuen sie sich, euch auch von der persönlichen Seite kennen zu lernen. Es besteht kein Grund dafür, Angst vor diesem Tag zu haben. Ein neuer Job öffnet neue Türen, bringt Herausforderungen und schenkt uns Chancen zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung.

Seid stolz auf eure Meilensteine! Das Team von salzburgerjobs.at wünscht viel Erfolg beim Bewerbungsgespräch oder besser gesagt, beim erfolgreichen Verschieben.

Solltest du noch auf Jobsuche sein, dann schau doch einmal in unseren aktiven Stellenangeboten in Salzburg. Wir freuen uns, wenn wir deine Wünsche eines Traumjobs erfüllen können.

Blogbeitrag von Evelyn Bereuter

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